سازماندهی

این مدخل زیرشاخهٔ بحث امام علی است. سازماندهی از چند منظر متفاوت، بررسی می‌شود: سازماندهی در معارف و سیره علوی - پرسش مرتبط ندارد

مقدمه

بشر در دوران‌های مختلف به خاطر نیازهای اجتماعی به صورت گروهی و در درون سازمان‌های اجتماعی زندگی می‌کرد؛ ویژگی اجتماعی، آدمیان آنان را به تأسیس سازمان و تفکر در سازماندهی نیروها سوق داده و به همین سبب، تقسیم کار و وظایف و هماهنگی به عنوان اموری ضروری در ساماندهی آنان شمرده می‌شود.

معناشناسی

سازماندهی فرایندی دوره‌ای است که در ابتدای تشکیل سازمان و یا با بروز مسائل جدید در سازمان، به کار گرفته می‌شود. در تعریف سازماندهی چنین آورده‌اند: «سازماندهی مجموعه‌ای از فعالیت‌ها برای رسیدن به هدف‌هایی است که وظایف هر یک از مدیران و محدوده اختیاراتی که برای سرپرستی نیاز دارند، مشخص می‌‌کند و نیز بسترهای مورد نیاز برای هماهنگی افقی و عمودی را در ساختار سازمانی برای آنها معین می‌سازد».

برخی بر این باورند که «سازماندهی فرآیندی دانست که طی آن تقسیم کار میان افراد و گروه‌های کاری و ایجاد هماهنگی میان آنها برای کسب اهداف صورت می‌پذیرد».

با توجه به تعریف سازماندهی سه مرحله اساسی برای آن ذکر شده است:

1. طراحی و تعریف کارها و فعالیت‌های ضروری؛
2. دسته‌بندی فعالیت‌ها بر حسب مشاغل و منصب‌های سازمانی تعریف شده؛
3. برقراری رابطه میان مشاغل و منصب‌های سازمانی برای کسب اهداف مشترک.

سازمان مجموعه مرکبی است از واحدهای جزئی که هر یک به سود بقیه عهده‌دار انجام کار معین می‌باشند. برای رسیدن به اهداف سازمان داشتن امکانات و نیرو به تنهایی کافی نیست؛ چراکه در صورت سازماندهی نادرست استفاده بهینه از امکانات میسور نخواهد شد و در نتیجه بسیاری از طرح‌ها و برنامه‌های خوب به دلیل سازماندهی نادرست به سرانجام نخواهد رسید.

عملیات سازماندهی

بررسی نشان می‌دهد که عملیات سازماندهی نیاز به مراحل ذیل دارد:

1. تقسیم کار؛
2. تفویض اختیار؛
3. سلسله مراتب و روابط سازمانی.

اکنون به بررسی هر یک از موارد فوق در سیره مدیریتی امام علی(ع) می‌پردازیم:

تقسیم کار

برای تقسیم کار، مبانی مختلفی چون اهداف، نوع وظیفه، نوع تولید، عملیات، منطقه عملیات و ارباب رجوع یا مشتری وجود دارد. برای دسته‌بندی کارها، با توجه به اهداف، مجموعه، برنامه‌ها و نوع فعالیت‌ها باید مبنای مناسبی را در نظر گرفت و بر اساس آن تقسیم کار کرد.

امام علی(ع) در عهدنامه مالک اشتر جامعه را به طبقات اجتماعی مختلف تقسیم می‌کند و هر یک از آنها را بر اساس نوع کار و چگونگی مسؤولیتشان تقسیم‌بندی می‌کند و شرح وظایف هر یک را بیان می‌فرماید: «بدان که رعیت را دسته‌هایی است که کار برخی جز به برخی دیگر اصلاح نشود و به بعضی دیگر بی‌نیازی نشاید. برخی از آنان سپاهیان خدا هستند. برخی از دبیران و نویسندگان عمومی و خصوصی‌اند (که در نوشتن نامه‌های دولتی یا محرمانه انجام وظیفه می‌کنند). برخی قضات دادگستر. برخی کارگزاران با انصاف و خوش‌رفتار. برخی اهل جزیه و خراج از ذمیان و مسلمانان. برخی از بازرگانان و صنعتگران. برخی طبقه پایین و از حاجتمندان و نیازمندان بینوا. خداوند نصیب هر دسته را معین داشته و حدود میزان واجب آن را در کتاب خود یا سنت پیامبرش بیان نموده است. این پیمانی است از جانب خدا که نزد ما نگهداری شده است».

تفویض اختیار

پس از دسته‌بندی کارها باید برای هر قسمت مسؤولی انتخاب نموده و حدود اختیارات او را مشخص کرد: «وَ اجْعَلْ لِرَأْسِ كُلِّ أَمْرٍ مِنْ أُمُورِكَ رَأْساً مِنْهُمْ لَا يَقْهَرُهُ كَبِيرُهَا وَ لَا يَتَشَتَّتُ عَلَيْهِ كَثِيرُهَا»؛ «ای مالک باید برای هر نوع کاری از کارهایت، یک رئیس انتخاب کنی، رئیسی که کارهای مهم، وی را مغلوب و پریشان نسازد و کثرت کارها او را پریشان نکند».

امام(ع) به مالک توصیه می‌کند که انتخاب مسؤول حتما با «اختبار» صورت پذیرد: «پس در کارهای کارگزارانت دقت کن و آنان را با آزمایش و امتحان به کار بگمار و آنان را به میل خود و از روی استبداد رأی و بدون مشورت به کاری نگمار زیرا استبداد و تسلیم تمایل شدن، کانونی از شعبه‌های ستم و خیانت است و از میان آنان افرادی را که باتجربه‌تر و پاک‌تر و پیشگام‌تر در اسلامند، برگزین؛ زیرا اخلاق ایشان بهتر و خانواده آنها پاک‌تر است و همچنین طمعشان کم‌تر، و در سنجش عواقب کارها بیناترند».

حدود اختیارات: از روش حضرت امیرالمؤمنین(ع) استفاده می‌شود که ایشان در نصب کارگزاران به دو گونه عمل می‌کرد:

1. گروهی که آنها را برای مناطق حساس و بزرگ انتخاب می‌کرد که می‌توان از آنها تعبیر به «استاندار» نمود.
2. گروهی که آنها را برای منطقه‌های کوچک‌تر برمی‌گزید که می‌شود از آنها به «فرماندار» یا «بخشدار» تعبیر کرد.

البته این دو، غیر از کارگزارانی بودند که حضرت برای جمع‌آوری صدقات و نظارت بر بازار انتخاب می‌کرد، کسانی مانند: مصعب بن یزید انصاری، عامل صدقات مدائن و ابن هرمه.«روش حضرت معمولا نسبت به گروه اول، بدین‌گونه بود که در هنگام اعزام آنها به منطقه مأموریتشان، برای ایشان دو نامه می‌نوشت. در یک نامه آنها را به این سمت منصوب می‌کرد و دستورات لازم که باید رعایت کنند و سیاستی را که می‌باید در پیش بگیرند، به آنها یادآوری می‌کرد. نامه دوم را به مردم آن منطقه می‌نوشت و حاکم جدید را به آنها معرفی می‌کرد و احیاناً دستوراتی را که به او داده بود، تذکر می‌داد. این گروه، اختیارات زیادی داشتند. برپایی نماز جمعه و جماعت، قضاوت، فرماندهی لشکر و اداره امور آن منطقه تماماً به عهده آنها بود؛ چنان‌که از عهدنامه مالک اشتر، این اختیارات تام به خوبی استفاده می‌شود. گرچه آن عهدنامه منشوری جاویدان و عام است، از مصداق‌های بارز آن، مأموریت مالک در مصر است. از این دسته می‌توان استانداران مصر، بصره و مدائن را نام برد.

جلوگیری از تداخل وظایف: یکی از مسائلی که باعث از هم پاشیدگی امور است دخالت کارگزاران در امور یکدیگر است که علی(ع) شدیدا با آن برخورد می‌کرد.

در دورانی که سپاهیان غارتگر معاویه به مناطق حکومت امیرمؤمنان(ع) حمله می‌کردند، کمیل بن زیاد فرماندار امام بر «هیت» به جای آن‌که در برابر دشمن بایستد و حوزه کارگزاری خود را حفظ کند، از آن منطقه خارج شد و به «قرقیسیا» که تحت فرماندهی معاویه بود حمله برد و در واقع مسؤولیت خود را رها کرد و به کاری پرداخت که در حوزه وظایفش نبود و نباید چنان می‌کرد، پس امام(ع) نامه‌ای بدو نوشت که جنبه توبیخ داشت و در آن نامه او را از این‌گونه امور به شدت پرهیز داد و فرمود: «اما بعد، واگذاردن آدمی آن‌چه را به عهده دارد و عهده‌دار شدن وی کاری را که دیگری باید گزارد، ناتوانی‌ای است آشکار و اندیشه‌ای تباه و نابکار. دلیری تو در غارت مردم قرقیسیا و رها کردن مرزهایی که تو را بر آن گمارده‌ایم و کسی در آنجا نیست که آن را بپاید، و سپاه دشمن را از آن دور نماید، رأیی خطا و اندیشه‌ای نارسا است».

روش‌های سازماندهی

برای انجام سازماندهی در سازمان‌ها چه روش‌هایی وجود دارد؟ آیا می‌توان بر مبنای وظایف و اهداف سازماندهی نمود یا باید مبنای سازماندهی را محصولات و یا پروژه‌ها قرار داد و یا بر مبنای ناحیه جغرافیایی عمل کرد یا اساساً می‌توان ترکیبی از روش‌ها را برگزید؟ بدیهی است که شناخت مدیران از مکانیزم‌های سازماندهی، آنان را در دستیابی به اهداف سازمانی یاری می‌رساند.

یکی از مهم‌ترین روش‌های سازماندهی که امروزه نیز در سازمان‌ها کاربرد زیادی دارد سازماندهی بر مبنای وظیفه (هدف) است؛ در این روش مأموریت و رسالت سازمان، به اهداف خرد و وظایف جزئی تا حدی تقسیم می‌شود که بتوان آنها را در قالب وظایف جزیی ترسیم کرد «تقسیم‌بندی وظیفه تا حدی ادامه پیدا می‌کند که وظیفه حاصله برای یک شغل از جهت کمّیت، همگونی اجزا و کیفیت مناسب باشد».

بدیهی است نیروهای انسانی که در این روش گروه‌بندی می‌شوند، بهتر با هم هماهنگ‌شده و برای انجام دادن فعالیت‌ها و کارهای مشابه بیشتر همکاری می‌کنند، یا از نظر مهارت و میزان معلومات در سطح مشابهی هستند؛ سازماندهی در سازمان‌های اسلامی، با توجه به شرایط محیطی، می‌تواند بر مبنای وظیفه یا هدف انجام گیرد.

یکی دیگر از روش‌های سازماندهی، سازماندهی بر مبنای زمان است؛ در این روش، عنصر زمان مبنای سازماندهی قرار گرفته و گروه‌بندی فعالیت‌ها بر حسب زمان انجام آنهاست برای مثال، استفاده از نوبت کاری، در سازمان‌هایی مانند بیمارستان‌ها، آتش‌نشانی‌ها و... براساس سازماندهی بر مبنای زمان انجام می‌گیرد؛ بدیهی است که این روش برای سازمان‌هایی که ضرورت داشته باشد به صورت شبانه‌روزی فعال باشند، مؤثرترین روش است. با این وجود، «مشکل عمده این روش سازماندهی، افزایش هزینه فعالیت در نوبت‌های عصر و شب، و کاهش کارایی در نوبت‌های مذکور در مقایسه با نوبت روز است؛ همچنین در این روش، اعمال نظارت مدیران بر فعالیت‌های کارکنان دشوارتر می‌شود».

یکی دیگر از روش‌های مهم سازماندهی، سازماندهی بر مبنای محصول است؛ در این روش، واحدهای سازمانی بر مبنای انواع محصولات و خدمات سازمان، طراحی و ایجاد می‌شود؛ به گونه‌ای که هر واحد سازمانی، مسئول انجام تمامی عملیات ساخت و تولید محصولی معین می‌گردد و واحدهای پشتیبانی خود را نیز به طور مستقل ایجاد می‌نماید.

علاوه بر روش‌های فوق، ساخت‌های جدیدی مانند سازمان ماتریسی یا خزانه‌ای، سازمان گروهی یا متداول و الگوی پنج‌بخشی «هنری مینتزبرگ» مطرح هستند.

عناصر سازماندهی

1. تقسیم وظایف و کارها: یکی از عناصر مهم در سازماندهی، تقسیم وظایف و کارهاست؛ بدین معنا که برای دستیابی به ساختاری منسجم باید فعالیت‌های سازمان به وظیفه‌های شناخته‌شده تقسیم شود. این کار باعث می‌شود که کار به اجزای فرعی تقسیم شود، تا حدی که بتوان عملیات مختلف را به هر یک از کارکنان واگذار کرد.
2. هماهنگی: امیر مؤمنان علی(ع): «مَكَانُ الْقَيِّمِ بِالْأَمْرِ مَكَانُ النِّظَامِ مِنَ الْخَرَزِ يَجْمَعُهُ وَ يَضُمُّهُ فَإِنِ انْقَطَعَ النِّظَامُ تَفَرَّقَ الْخَرَزُ وَ ذَهَبَ ثُمَّ لَمْ يَجْتَمِعْ بِحَذَافِيرِهِ أَبَداً»؛ جایگاه رهبر و مدیر در کار، جایگاه رشته‌ای است که مهره‌ها را به هم فراهم آرد و برخی را ضمیمه برخی دیگر کند (هماهنگی ایجاد کند) اگر رشته بریده شود، مهره‌ها پراکنده شود و از میان رود و دیگر به تمامی فراهم نیاید. این فراز از گفتار امام علی(ع) علاوه بر توجه به جایگاه و منزلت مدیر و نقشی که او می‌تواند ایفا کند، دارای این نکته مهم است که اگر هماهنگی انجام نشود، کارها از هم پاشیده می‌شوند و اگر این رشته بگسلد و مهره‌ها از هم پراکنده گردند، سازمان نیز به اهداف خود نخواهد رسید.
3. سلسله مراتب سازمانی: امیر مؤمنان علی(ع): «وَ أَنْتَ مُسْتَرْعًى لِمَنْ فَوْقَكَ»؛ تو نیز باید مطیع مافوق خود باشی. با توجه به این فراز از گفتار امیر مؤمنان(ع) اصل سلسله مراتب سازمانی صحه گذاشته شده است؛ چه اینکه در ساختارهای سازمانی، یکی از مواردی که رعایت آن لازم است، سلسله‌مراتب سازمانی است؛ بر این اساس، افراد در سازمان باید سلسله مراتب را حفظ نمایند به این معنا که از مافوق مستقیم خود فرمان ببرند؛ به او گزارش دهند و ارتباط خویش با او را حفظ نمایند. چنانچه سلسله‌مراتب سازمانی رعایت نشود، ساختارهای تشکیلاتی، بی‌حاصل خواهد بود شاید فرمایش امیرالمؤمنین علی(ع) ناظر بر همین مطلب باشد که فرمود: «أَطِعْ مَنْ فَوْقَكَ يُطِعْكَ مَنْ دُونَكَ»؛ از مافوق خود اطاعت کن، زیردستانت نیز از تو اطاعت خواهند کرد.
4. مهندسی سازمانی گروه‌های اجتماعی در گزاره‌های علوی: امیر مؤمنان علی(ع): «وَ اعْلَمْ أَنَّ الرَّعِيَّةَ طَبَقَاتٌ لَا يَصْلُحُ بَعْضُهَا إِلَّا بِبَعْضٍ وَ لَا غِنَى بِبَعْضِهَا عَنْ بَعْضٍ»؛ بدان که رعیت از نظر شغلی و کاری به چند طبقه تقسیم می‌شوند که هر طبقه‌ای به طبقه دیگر وابسته و کار هر طبقه با یاری طبقات دیگر اصلاح می‌شود و هیچ‌یک از دیگری بی‌نیاز نیست. در سازمان‌ها ممکن است گروه‌های متعددی باشند که هر کدام نقش‌های کلیدی را بر عهده دارند. همان‌گونه که گروه‌های کاری در سازمان‌ها ایفای نقش می‌کنند، گروه‌های اجتماعی نیز در ابر سیستم جامعه نقش‌های زیادی را بر عهده داشته و وظایف مشخصی را انجام می‌دهند. طبیعی است که مهندسی گروه‌های اجتماعی بدون وابستگی و پیوستگی آنان و طرح‌ریزی نظام‌مند وظایف آنان امکان‌پذیر نیست. در مهندسی سازمانی نوعی ارتباط سیستمی میان خرده‌سیستم‌های یک ابرسیستم است؛ اگر میان خرده‌نظام‌های یک ابرنظام ارتباط ایجاد کنیم به گونه‌ای که هر یک از خرده‌نظام‌ها به یکدیگر وابسته گردند این مفهومی از مهندسی سازمانی است؛ از این‌رو، برای رسیدن به این هدف، لازم است نظامی طراحی شود و گروه‌ها به عنوان خرده‌سیستم‌های نظام ابرسیستم جامعه، در طبقات اجتماعی مختلف قرار گیرند و وابستگی و پیوستگی آنان در نظام مهندسی سازمانی نشان داده شود.
5. تفویض اختیار، تمرکز و عدم تمرکز: یکی از مباحث مهم در سازماندهی تفویض اختیار است؛ اصولاً تفویض اختیار با عدم تمرکز تناسب داشته و همخوانی دارد؛ به تعبیر دیگر، هرجا تفویض اختیار صورت پذیرد با ساختار عدم تمرکز مواجه می‌شود؛ با این توصیف، تفویض اختیار با عدم تمرکز رابطه مستقیم و با تمرکز رابطه‌ای معکوس دارد؛ چه اینکه، تفویض اختیار به مفهوم دادن اختیارات به نیروهای دیگر است که همراه با عدم تمرکز صورت می‌گیرد. تفویض اختیار، اصولی دارد که اگر به دقت به کار بسته نشود ممکن است نابسامانی‌های جدی در سازمان به وجود آورده و چه بسا موجب ازهم‌گسیختگی سازمان در نیل به اهدافش شود. برخی از این اصول به شرح زیر است: تناسب مسئولیت با توانایی‌ها و روحیات فرد؛ تفویض اختیار پس از امتحان؛ تفویض اختیار توام با نظارت؛ تفویض اختیار همراه با حسابرسی؛ تفویض اختیار و عدم سلب مسئولیت از واگذارنده آن و تفویض اختیار همراه با رعایت شایسته‌سالاری.

منابع

1. عباس‌نژاد، محسن، سیره مدیریتی امام علی
2. شفیعی، عباس، اصول مدیریت در نهج البلاغه