سازماندهی

این مدخل زیرشاخهٔ بحث امام علی است. سازماندهی از چند منظر متفاوت، بررسی می‌شود: سازماندهی در معارف و سیره علوی - پرسش مرتبط ندارد

تعریف سازماندهی

سازماندهی فرایندی دوره‌ای است که در ابتدای تشکیل سازمان و یا با بروز مسائل جدید در سازمان، به کار گرفته می‌شود. در تعریف سازماندهی چنین آورده‌اند: «سازماندهی مجموعه‌ای از فعالیت‌ها برای رسیدن به هدف‌هایی است که وظایف هر یک از مدیران و محدوده اختیاراتی که برای سرپرستی نیاز دارند، مشخص می‌‌کند و نیز بسترهای مورد نیاز برای هماهنگی افقی و عمودی را در ساختار سازمانی برای آنها معین می‌سازد». برخی بر این باورند که «سازماندهی فرآیندی دانست که طی آن تقسیم کار میان افراد و گروه‌های کاری و ایجاد هماهنگی میان آنها برای کسب اهداف صورت می‌پذیرد». با توجه به تعریف سازماندهی سه مرحله اساسی برای آن ذکر شده است:

1. طراحی و تعریف کارها و فعالیت‌های ضروری؛
2. دسته‌بندی فعالیت‌ها بر حسب مشاغل و منصب‌های سازمانی تعریف شده؛
3. برقراری رابطه میان مشاغل و منصب‌های سازمانی برای کسب اهداف مشترک.

سازمان مجموعه مرکبی است از واحدهای جزئی که هر یک به سود بقیه عهده‌دار انجام کار معین می‌باشند. برای رسیدن به اهداف سازمان داشتن امکانات و نیرو به تنهایی کافی نیست؛ چراکه در صورت سازماندهی نادرست استفاده بهینه از امکانات میسور نخواهد شد و در نتیجه بسیاری از طرح‌ها و برنامه‌های خوب به دلیل سازماندهی نادرست به سرانجام نخواهد رسید. در مقابل سازماندهی مناسب سبب می‌شود تا کارها به موقع و به سهولت انجام شوند و فعالیت‌های سازمان روان و با کم‌ترین هزینه صورت پذیرد.

عملیات سازماندهی

بررسی نشان می‌دهد که عملیات سازماندهی نیاز به مراحل ذیل دارد:

1. تقسیم کار
2. تفویض اختیار
3. سلسله مراتب و روابط سازمانی

اکنون به بررسی هر یک از موارد فوق در سیره مدیریتی امام علی(ع) می‌پردازیم:

تقسیم کار

برای تقسیم کار، مبانی مختلفی چون اهداف، نوع وظیفه، نوع تولید، عملیات، منطقه عملیات و ارباب رجوع یا مشتری وجود دارد. برای دسته‌بندی کارها، با توجه به اهداف، مجموعه، برنامه‌ها و نوع فعالیت‌ها باید مبنای مناسبی را در نظر گرفت و بر اساس آن تقسیم کار کرد. امام علی(ع) در عهدنامه مالک اشتر جامعه را به طبقات اجتماعی مختلف تقسیم می‌کند و هر یک از آنها را بر اساس نوع کار و چگونگی مسؤولیتشان تقسیم‌بندی می‌کند و شرح وظایف هر یک را بیان می‌فرماید. «بدان که رعیت را دسته‌هایی است که کار برخی جز به برخی دیگر اصلاح نشود و به بعضی دیگر بی‌نیازی نشاید. برخی از آنان سپاهیان خدا هستند. برخی از دبیران و نویسندگان عمومی و خصوصی‌اند (که در نوشتن نامه‌های دولتی یا محرمانه انجام وظیفه می‌کنند). برخی قضات دادگستر.

برخی کارگزاران با انصاف و خوش‌رفتار. برخی اهل جزیه و خراج از ذمیان و مسلمانان.

برخی از بازرگانان و صنعتگران. برخی طبقه پایین و از حاجتمندان و نیازمندان بینوا. خداوند نصیب هر دسته را معین داشته و حدود میزان واجب آن را در کتاب خود یا سنت پیامبرش بیان نموده است. این پیمانی است از جانب خدا که نزد ما نگهداری شده است».

و سپس وظایف هر گروه را برمی‌شمارند به عنوان نمونه درباره قوه قضائیه می‌فرمایند: «برای قضاوت و داوری میان مردم از رعیت خود، برترین آنان را به نظر خویش، برگزین. کسی که کارها (و مشکلات) بر او دشوار نگردد و او را در تنگنا قرار ندهد و ستیز خصمان، (دو طرف دعوا) وی را به لجاجت نکشاند و در خطا و لغزش پایدار و پیش نرود و چون حق را شناخت در بازگشت بدان درنماند (و به اشتباه خود اصرار نورزد) و نفس او به طمع مایل نباشد و (برای رسیدن به حق) به اندک شناخت؛ بدون بررسی لازم بسنده نکند و در شبهه‌ها درنگش از همه بیشتر باشد و حجت را بیش از همه به کار برد و از رفت‌وآمد مکرر شاکیان کمتر به ستوه آید و در آشکار کردن کارهای (داوری) شکیباتر باشد. چون حق و حکم روشن شد در داوری با قاطعیت بیشتر از همه حکم دهد. از کسانی باشد که ستایش فراوان وی را به خودبینی نکشاند و خوش‌آمدگویی و فریبکاری او را مایل نسازد (و از حق منحرف ننماید) و داوران دارای این شرایط، اندک‌اند». امام درباره کسانی که شورای تصمیم‌گیری مالک را تشکیل می‌دهند نیز توصیه‌هایی دارند که مشاورین خود را چگونه تعیین کند و از او می‌خواهند که در این زمینه با دانشمندان گفت‌وگو کند و از مشاوران ناشایست پرهیز نماید. امام(ع) در نامه خود به مالک و یا مکاتبات متعددی که با سایر کارگزاران نظام داشتند با تقسیم کار میان ارکان مختلف وظایف هر یک را به روشنی مشخص می‌نمودند. علی(ع) به خوبی می‌دانست تقسیم کار سبب می‌شود تا هر یک از نیروها وظایف خویش را بشناسد. از تراکم فعالیت‌ها در یک بخش و اتلاف وقت در بخش دیگر جلوگیری شود. همچنین عدم تداخل مسؤولیت از دیگر محاسن تقسیم کار است که در نتیجه به هم‌افزایی بهره‌وری مجموعه منجر خواهد شد.

تفویض اختیار

پس از دسته‌بندی کارها باید برای هر قسمت مسؤولی انتخاب نموده و حدود اختیارات او را مشخص کرد. «وَ اجْعَلْ لِرَأْسِ كُلِّ أَمْرٍ مِنْ أُمُورِكَ رَأْساً مِنْهُمْ لَا يَقْهَرُهُ كَبِيرُهَا وَ لَا يَتَشَتَّتُ عَلَيْهِ كَثِيرُهَا». «]ای مالک] باید برای هر نوع کاری از کارهایت، یک رئیس انتخاب کنی، رئیسی که کارهای مهم، وی را مغلوب و پریشان نسازد و کثرت کارها او را پریشان نکند». اما امام(ع) به مالک توصیه می‌کند که انتخاب مسؤول حتما با «اختبار» صورت پذیرد. «پس در کارهای کارگزارانت دقت کن و آنان را با آزمایش و امتحان به کار بگمار و آنان را به میل خود و از روی استبداد رأی] و بدون مشورت[به کاری نگمار زیرا استبداد و تسلیم تمایل شدن، کانونی از شعبه‌های ستم و خیانت است و از میان آنان افرادی را که باتجربه‌تر و پاک‌تر و پیشگام‌تر در اسلامند، برگزین؛ زیرا اخلاق ایشان بهتر و خانواده آنها پاک‌تر است و همچنین طمعشان کم‌تر، و در سنجش عواقب کارها بیناترند». برخی از مدیران به کارکنان خود اعتماد نداشته و از واگذاری اختیارات به آنها نگرانند. این افراد ناچارند تا همه کارها را در نهایت، خود مدیریت کنند. نتیجه چنین روندی کندی انجام امور و محروم شدن سازمان از پیشرفت و تحول است؛ چراکه وقت مدیر به جای پرداختن به امور کلان سازمان به امور روزمره صرف شده و از برنامه‌ریزی برای پیشرفت ماند. نیروهای سازمان در چنین شرایطی خلاقیت و اعتماد به نفس خود را از دست می‌دهند و همواره برای انجام هر کاری منتظر تصمیم مدیر ارشد باقی می‌مانند. همچنین تمرکز اختیارات در مدیر از وی شخصیتی خودرأی و مستبد می‌سازد و بدین ترتیب نابسامانی در همه اجزای سازمان راه یافته و آن را از رشد و توسعه بازمی‌دارد.

حدود اختیارات: از روش حضرت امیرالمؤمنین(ع) استفاده می‌شود که ایشان در نصب کارگزاران به دو گونه عمل می‌کرد:

1. گروهی که آنها را برای مناطق حساس و بزرگ انتخاب می‌کرد که می‌توان از آنها تعبیر به «استاندار» نمود.
2. گروهی که آنها را برای منطقه‌های کوچک‌تر برمی‌گزید که می‌شود از آنها به «فرماندار» یا «بخشدار» تعبیر کرد.

البته این دو، غیر از کارگزارانی بودند که حضرت برای جمع‌آوری صدقات و نظارت بر بازار انتخاب می‌کرد، کسانی مانند: مصعب بن یزید انصاری، عامل صدقات مدائن و ابن هرمه.«روش حضرت معمولا نسبت به گروه اول، بدین‌گونه بود که در هنگام اعزام آنها به منطقه مأموریتشان، برای ایشان دو نامه می‌نوشت. در یک نامه آنها را به این سمت منصوب می‌کرد و دستورات لازم که باید رعایت کنند و سیاستی را که می‌باید در پیش بگیرند، به آنها یادآوری می‌کرد. نامه دوم را به مردم آن منطقه می‌نوشت و حاکم جدید را به آنها معرفی می‌کرد و احیاناً دستوراتی را که به او داده بود، تذکر می‌داد. این گروه، اختیارات زیادی داشتند. برپایی نماز جمعه و جماعت، قضاوت، فرماندهی لشکر و اداره امور آن منطقه تماماً به عهده آنها بود؛ چنان‌که از عهدنامه مالک اشتر، این اختیارات تام به خوبی استفاده می‌شود. گرچه آن عهدنامه منشوری جاویدان و عام است، از مصداق‌های بارز آن، مأموریت مالک در مصر است. از این دسته می‌توان استانداران مصر، بصره و مدائن را نام برد.

حضرت برای قیس بن سعد، محمد بن ابی‌بکر و مالک اشتر در مصر و عثمان بن حنیف و ابن عباس در بصره و حذیفه در مدائن چنین اختیاراتی قابل بودند. احتمالاً قثم بن عباس در مکه و عبیدالله بن عباس در یمن دارای چنین اختیاراتی بودند. مناطق مهم و حساس در آن زمان بیش از منطقه‌های مکه، بصره، یمن و مصر نبود؛ زیرا در ابتدا مدینه و بعد از آن کوفه، مرکز حکومت حضرت بود و شام نیز در کنترل معاویه قرار داشت؛ مناطق فتح شده ایران نیز از اهمیت زیادی برخوردار نبود، چون از مرکز حکومت به دور بود و مالیات آن در بیشتر مناطق در کنترل استان بصره بود. در مورد گروه دوم حضرت افراد را به آن مناطق اعزام می‌کرد و گاهی طی نامه‌ای او را به مردم معرفی می‌نمود. اختیارات این گروه، محدود است؛ گاهی ممکن است حالت فرماندهی نیروها و امامت جمعه و جماعت را داشته باشد و قضاوت به عهده دیگری باشد و در برخی موارد منصب قضاوت نیز به عهده آنان است این گروه تابع رهبر مسلمین می‌باشند و در محدوده اختیاراتی که در هنگام اعزام به آنها داده شده است، عمل می‌کنند».

جلوگیری از تداخل وظایف: یکی از مسائلی که باعث از هم پاشیدگی امور است دخالت کارگزاران در امور یکدیگر است که علی(ع) شدیدا با آن برخورد می‌کرد. در دورانی که سپاهیان غارتگر معاویه به مناطق حکومت امیرمؤمنان(ع) حمله می‌کردند، کمیل بن زیاد فرماندار امام بر «هیت» به جای آن‌که در برابر دشمن بایستد و حوزه کارگزاری خود را حفظ کند، از آن منطقه خارج شد و به «قرقیسیا» که تحت فرماندهی معاویه بود حمله برد و در واقع مسؤولیت خود را رها کرد و به کاری پرداخت که در حوزه وظایفش نبود و نباید چنان می‌کرد، پس امام(ع) نامه‌ای بدو نوشت که جنبه توبیخ داشت و در آن نامه او را از این‌گونه امور به شدت پرهیز داد و فرمود: «اما بعد، واگذاردن آدمی آن‌چه را به عهده دارد و عهده‌دار شدن وی کاری را که دیگری باید گزارد، ناتوانی‌ای است آشکار و اندیشه‌ای تباه و نابکار. دلیری تو در غارت مردم قرقیسیا و رها کردن مرزهایی که تو را بر آن گمارده‌ایم و کسی در آنجا نیست که آن را بپاید، و سپاه دشمن را از آن دور نماید، رأیی خطا و اندیشه‌ای نارسا است».

این نامه بیانگر آن است که علی(ع) از تداخل وظایف فرماندهان خود جلوگیری می‌کرد و آنها را به انجام وظایف محوله خویش فرامی‌خواند. در منطق علی(ع) هر کسی موظف است صرفاً در حوزه‌ای که اختیارات آن به او واگذار شده است فعالیت نماید و دخالت در مسؤولیت‌های دیگران خارج از اختیارات کارگزار بوده و نشان از سوء مدیریت دارد که باید با آن برخورد کرد. در سازمان موفق وظایف افراد به روشنی تعریف شده است و هر یک از کارکنان به خوبی با وظایف خود آشنا است و در کار دیگری دخالت نمی‌کند. همچنین با بررسی دقیق کارها توسط مدیر موازی کاری‌ها حذف شده است و هر بخش وظیفه انحصاری را بر عهده دارد که تنها به انجام آن مشغول است. در نتیجه از هدر رفتن نیروها در موازی کاری و تداخل وظایف و نیز تنش‌های ناشی از آن پرهیز می‌شود.

منابع

1. عباس‌نژاد، محسن، سیره مدیریتی امام علی